Nieuw : Digitaal dossier

Er vindt een heleboel schriftelijke communicatie plaats tussen de certificerende instelling en de certificaathouder. Dit leidt er toe dat er bij de certificaathouder een groot, en soms onoverzichtelijk, dossier ontstaat rond het certificaat. Ook komt het regelmatig voor dat verschillende informatie elkaar kruist. 

Om hier een eind aan te maken heeft Eerland Certification een digitaal certificatie dossier ontwikkeld: de nieuwe en efficiënte communicatie tussen certificerende instelling en certificaathouder.

Naast efficiëntie is dit ook veel milieu vriendelijker. Er wordt veel minder papier 'verkwist' en bezorging per post is niet meer nodig. 

In het certificatie dossier worden alle auditrapporten, geregistreerde medewerkers (SIKB) en afwijkingen digitaal bijgehouden. De auditor, beslissingsbevoegden en de certificaathouder beschikken tegelijkertijd over dezelfde informatie. Voor alle duidelijkheid: alleen de certificaathouder en Eerland Certification heeft toegang tot het digitale dossier.

Indien er veranderingen plaatsvinden in het digitale dossier, wordt de certificaathouder hierover per e-mail ingelicht. De volgende zaken worden per e-mail bevestigd :

• Het archiveren van een nieuw en/of aangepast auditrapport
• Het archiveren van een nieuwe en/of aangepaste afwijking
• Het registreren van een nieuwe, monsternemer, veldwerker, milieukundige begeleider en/of kwaliteitsverantwoordelijke persoon.

Reacties op de afwijkingen kan de certificaathouder on line in het digitaal dossier verwerken, hiervan wordt de auditor automatisch op de hoogte gesteld. Ook is het mogelijk om bijlagen bij de afwijkingen te archiveren. Hoe het werkt en wat er mogelijk is, staat beschreven in de handleiding.

Het digitale dossier wordt minimaal 10 jaar bewaard. Indien de voorkeur uit gaat naar een papieren dossier, dan kan alles worden geprint vanaf de website.